VelaFi proporciona infraestructura financiera transfronteriza, lo que permite a las empresas operar entre jurisdicciones, monedas y sistemas financieros. Como parte del proceso de onboarding, requerimos documentación para verificar su empresa, comprender la propiedad y el control, y evaluar cómo trabajar mejor juntos.
Este proceso está alineado con estándares globales de cumplimiento (KYB – Know Your Business) y está diseñado para garantizar que todos los clientes puedan operar de forma segura y a escala dentro de nuestra plataforma.
Lista simple (requisitos típicos)
- Documentos de constitución de la empresa
- Registro fiscal
- Estructura de propiedad (accionistas / organigrama)
- Información sobre beneficiarios finales (UBO), identificaciones y comprobante de domicilio
- Identificación del representante legal y poder notarial o equivalente
- Información sobre la naturaleza del negocio / caso de uso
- Perfil transaccional esperado
- Evidencia de actividad comercial
- Estados financieros o fuente de fondos (si aplica)
- Licencias regulatorias (si aplica)
Descargo de responsabilidad: Esta es una visión general. Los requisitos pueden variar según su jurisdicción, producto y modelo de negocio, y podremos solicitar documentación adicional durante el proceso de onboarding o revisión.
Alcance de la verificación
Como parte del onboarding y del cumplimiento continuo, VelaFi evalúa:
- La existencia legal y el estado de la entidad,
- La propiedad y el control, incluidos los beneficiarios finales últimos,
- La naturaleza de la actividad comercial y su propósito comercial,
- El uso esperado de los productos de VelaFi y los flujos de fondos; entre otra información.
Todas las solicitudes de documentación están diseñadas para respaldar uno o más de estos elementos.
Requisitos básicos de documentación
1. Constitución y registro de la empresa
Verificamos que su empresa esté legalmente constituida y comprendemos su estructura, gobernanza y representación.
Los documentos típicos incluyen:
- Certificado de constitución o registro
- Acta constitutiva, estatutos o equivalente
- Extracto del registro mercantil o certificado de existencia
- Acuerdo de sociedad o acuerdo constitutivo
Estos documentos deben reflejar claramente la identidad legal de la empresa, incluyendo su nombre, datos de registro, objeto social y representantes legales. Cuando la empresa haya tenido cambios (por ejemplo, propiedad, directores, estructura), puede requerirse documentación actualizada o modificada.
2. Registro fiscal
Confirmamos la identidad fiscal de su empresa y su estado operativo dentro de su jurisdicción.
Ejemplos:
- Certificado de registro fiscal
- Número de identificación fiscal (EIN, RFC o equivalente)
- Certificado de situación fiscal
Esta información debe coincidir con la razón social de la entidad y se utiliza para validar que la empresa esté registrada y pueda operar comercialmente.
3. Estructura de propiedad
Evaluamos cómo es propiedad de su empresa y garantizamos transparencia en toda la cadena de propiedad.
Ejemplos:
- Registro de accionistas
- Tabla de capitalización (cap table)
- Diagrama de estructura de propiedad o de grupo
- Registro de miembros o socios
En estructuras más complejas o de múltiples niveles, se requiere una cadena completa de propiedad que muestre todas las entidades intermedias hasta llegar a los beneficiarios finales últimos.
4. Propiedad beneficiaria (UBOs)
Identificamos a las personas físicas que en última instancia poseen o controlan la empresa.
Para cada beneficiario final, podremos requerir:
- Nombre legal completo
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad
- Porcentaje de participación o explicación del control
- Identificación oficial vigente emitida por el gobierno
El control no se limita a la participación accionaria; también puede surgir mediante derechos de voto, acuerdos de gobernanza o control contractual. El objetivo es identificar a las personas que en última instancia ejercen control efectivo sobre la entidad.
5. Representantes legales y firmantes autorizados
Verificamos quién tiene autoridad para actuar en nombre de la empresa.
Ejemplos:
- Identificación oficial emitida por el gobierno
- Poder notarial, resolución del consejo o equivalente
- Documentación que confirme el cargo o la autoridad
Si la autoridad no está claramente establecida en los documentos de constitución de la empresa, se requerirá documentación adicional para confirmar la autoridad de firma.
6. Actividad comercial y uso previsto
Revisamos su modelo de negocio y cómo pretende utilizar la infraestructura de VelaFi.
Ejemplos:
- Sitio web o plataforma
- Descripción del negocio o resumen del producto
- Contratos, acuerdos o términos de servicio
- Facturas de muestra o documentación comercial
Esto ayuda a determinar si su caso de uso se alinea con nuestros productos (por ejemplo, cobros, pagos, conversión cripto o flujos de fondos de terceros) y garantiza que la actividad se comprenda claramente.
7. Perfil transaccional esperado
Evaluamos cómo se espera que los fondos se muevan a través de su cuenta.
Esto puede incluir:
- Volumen de transacciones esperado
- Tamaño promedio de las transacciones
- Monedas y jurisdicciones involucradas
- Tipo de contrapartes (consumidores, comercios, proveedores)
- Si los fondos son propios o de terceros
Esta información se utiliza para evaluar el riesgo, configurar la cuenta adecuadamente y garantizar consistencia entre su modelo de negocio y la actividad esperada.
8. Evidencia de actividad económica
Validamos que su empresa esté operando activamente y que su actividad sea real y accesible para clientes o contrapartes.
Ejemplos:
- Sitio web de la empresa o plataforma en vivo
- Canales de adquisición de clientes o flujos activos de usuarios
- Contratos con clientes o proveedores
- Facturas o comprobantes de transacciones
- Materiales corporativos o documentación del producto
El objetivo es demostrar que el negocio está operando en la práctica. En la mayoría de los casos, un sitio web funcional, una plataforma o un canal de adquisición claramente identificable ofrece la visión más clara de cómo la empresa llega a sus usuarios e interactúa con ellos.
9. Información financiera y fuente de fondos
Cuando corresponda, evaluamos si su perfil financiero respalda su actividad esperada.
Ejemplos:
- Estados de cuenta bancarios
- Estados financieros
- Declaraciones fiscales
- Documentación de aportes de capital o financiamiento
Esto normalmente se requiere para mayores volúmenes de transacción, estructuras más complejas, actividad con activos digitales o cuando se requiere debida diligencia reforzada.
10. Licencias o autorizaciones regulatorias (si aplica)
Evaluamos su situación regulatoria si su empresa opera en un sector regulado.
Ejemplos:
- Licencias de pagos o fintech
- Registros de activos virtuales o cripto
- Autorizaciones de servicios financieros
- Permisos específicos del sector
Si su actividad implica servicios regulados, el onboarding puede depender de confirmar su estado de licencia o de asegurar que la actividad pueda estructurarse adecuadamente.
Documentación adicional
Dependiendo de su modelo de negocio, uso del producto y evaluación de riesgo, podrá solicitarse documentación adicional, incluyendo:
- Lista de comercios, clientes o beneficiarios
- Políticas y procedimientos AML/KYC
- Marco de monitoreo de transacciones
- Diagrama de flujo de fondos
- Verificación de propiedad de wallets (para actividad con activos digitales)
Explicación de actividad de tesorería, arbitraje o intermediación
Obligaciones continuas
Podrá solicitarse documentación de forma continua para asegurar que los registros permanezcan exactos y actualizados.
Esto puede ocurrir en casos de:
- Cambios en la propiedad o el control
- Cambios en los representantes legales
- Cambios materiales en la actividad comercial
- Incrementos en el volumen transaccional o cambios en el perfil transaccional
Desarrollos o requerimientos regulatorios
Asistencia
Si no está seguro de qué documentos aplican a su caso, puede enviar los materiales disponibles junto con una breve explicación de su modelo de negocio y del uso previsto de los servicios. Los requisitos adicionales se comunicarán con base en la revisión inicial.